58 Systematische aanpak ministerie van Financiën 1 Systems engineering in de betonbouw (5) Serie artikelen Dit is het vijfde artikel van een serie over systems engineering (SE). De eerste twee artikelen vormden een inleiding. Vanaf het derde deel wordt de meerwaarde van de systematiek verdui- delijkt aan de hand van voorbeelden. In dit artikel gaat het om het ministerie van Financiën, bezien vanuit de opdrachtgever Rijksvastgoedbedrijf. Systematische aanpak ministerie van nanci?n 8 2016 59 Het Rijksvastgoedbedrijf heeft ongeveer tien jaar ervaring met het vertalen van de vraag aan de markt naar geïntegreerde contracten. Het is lastig een vraag in een vroeg stadium van het project op een zodanige wijze te beschrijven, dat er voor de opdrachtnemer voldoende vrijheid is zijn expertise in te brengen én dat de opdrachtgever krijgt wat hij wil. Het Rijks- vastgoedbedrijf heeft een systematische aanpak als eerste toege- past op DBFMO-projecten (Design Build Finance Maintenance Operate) en daarna ook op DB(M)-projecten (Design, Build (Maintenance)). De diverse ervaringen met geïntegreerd contracteren in de B&U-sector heeft de afgelopen jaren geleid tot successen en leerpunten, zowel aan de zijde van de opdrachtnemers als aan die van het Rijksvastgoedbedrijf als opdrachtgever. Een belangrijk leerpunt uit eerdere projecten is dat het proces om te komen tot een uitvraag een cruciale rol speelt in de verbetering van de uitvraag zelf. Dit artikel gaat in op de aanpak die is toegepast in het project Ministerie van Financiën te Den Haag, het eerste DBFMO-project van het Rijksvastgoedbedrijf uit 2008. Het project Ministerie van Financiën De renovatie van het ministerie van Financiën (foto 1) is het eerste kantoorgebouw van de rijksoverheid dat in de vorm van publiek-private samenwerking (PPS) is aanbesteed. Alle schakels van ontwerp, bouw, financiering, onderhoud tot en met facilitaire diensten zijn in één DBFMO-contract aanbesteed. De partijen die betrokken zijn bij het project staan in tabel 1. Precontractueel ? Wat was er bedacht? Indeling systeem In de periode tussen het specificeren van de klantwens en de ingebruikname van het gebouw zijn, enigszins vereenvoudigd, de volgende hoofdprocessen te onderscheiden. Deze processen zijn doorlopen om het resultaat te halen: - vertalen van de klantwens in een vraag aan de markt (DBFMO-overeenkomst); - de aanbestedingsprocedure; - de contractfase gedurende 25 jaar, waaronder het ontwerp, de bouw en het benutten van het gebouw (ingebruikname, onderhoud en exploitatie). In dit artikel wordt het project beperkt tot de fase vanaf het vertalen van de klantwens tot en met de ingebruikname van het gebouw. De fase van het benutten van het gebouw (onderhoud en exploitatie) wordt dus buiten beschouwing gelaten. De beschouwde fasen worden beschreven vanuit het gezichtspunt van het Rijksvastgoedbedrijf. Tijdens de aanbestedingsfase is een goede uitvraag van de opdrachtgever van belang, omdat dat de basis is voor de verdere uitwerking door de opdrachtnemer. Voor het opstellen van de uitvraag moet er een goed beeld zijn van het proces van de klantvraag tot het gewenste resultaat. Dit is schematisch weergegeven in figuur 2. De processen en activiteiten in dit figuur zijn de handelingen die nodig zijn om het resultaat tot stand te brengen. De sturing wordt ingezet om te borgen dat de processen en activiteiten leiden tot het gewenste resultaat. Mensen en middelen worden ingezet om de processen uit te voeren. Het resultaat is het gerealiseerde en te gebruiken gebouw door de gebruiker. Wilco Kraamer 1) Rijksvastgoedbedrijf 1 De renovatie van het ministerie van Financiën, het eerste kantoorgebouw van de rijksoverheid dat in de vorm van publiek-private samenwerking (PPS) is aanbesteed 2 Schematisch overzicht input, output, sturing en middelen 1) Angelia Zeegers (Rijksvastgoedbedrijf ) en Fedde Tolman (KOAC-NPC) hebben bijgedragen aan de totstandkoming van het artikel. Tabel 1 Betrokken partijen partij rol ministerie van Financiën *) gebruiker (klant) Rijksvastgoedbedrijf (RVB) (voorheen Rijksgebouwendienst) opdrachtgever Safire BV samenwerkingsverband bestaande uit: - ABN AMRO (in contractfase aandelen overgegaan naar Royal Bank of Scotland) - Strukton (bouwkundig) - Burgers Ergon (installatie) - GTI (technisch dienstverlener) - ISS (facilitair dienstverlener) - Meyer en Van Schooten Architecten (architect) opdrachtnemer *) Inmiddels is het ministerie van Financiën niet meer de enige gebruiker van het pand. Het pand is een rijksverzamelkantoor, wat betekent dat er meerdere rijksdiensten in kunnen worden gehuisvest. Complexe projecten worden door het Rijksvastgoed- bedrijf steeds vaker in geïntegreerde contracten op de markt gezet met oplossingsvrijheid voor de markt. Daarbij bestaat de behoefte om het opstellen van klant- wensen op een systematische wijze te laten verlopen. Het project Ministerie van Financiën in Den Haag, het eerste DBFMO-project van het Rijksvastgoedbedrijf, laat zien hoe dat kan worden aangepakt. output: resultaat (beschikbaar gebouw) input: uitvraag (DBFMO-overeenkomst) processen/ activiteiten sturing, beheersing mensen en middelen 2 Systematische aanpak ministerie van nanci?n 8 2016 60 3 DoD-model, schematische weergave van vertaling klantwens naar uitvraag 4 Voorbeeldontleding systeemelementen van het resultaat (deel van de SBS) De uitvraag bevat de relevante eisen aan deze onderdelen, namelijk: eisen aan het uiteindelijke resultaat, eisen aan de processen of activiteiten die voor de opdrachtgever risicovol zijn met de daarbij behorende output, en eisen aan de sturings- middelen die voor de opdrachtgever van belang zijn. In het navolgende wordt uiteengezet welke systeemgereed- schappen zijn ingezet om drie van de vijf onderdelen ? het resultaat, de processen en de sturing ? te concretiseren en te structureren. Eisen aan het resultaat De basis voor de eisen aan het resultaat is de klantwens. De vertaling van de klantwens naar een uitvraag is schematisch weergegeven in het DoD-model [1] (fig. 3). Het DoD-model is een deel van de linkertak van het V-model, een veelgebruikt denkmodel in de systems engineering (zie voor het V-model het inleidende artikel van de reeks artikelen over systems engi - neering [2]). De klantwens wordt vormgegeven in een System Breakdown Structure (SBS). Een SBS is een schematische weergave van het systeem van het project in boomstructuren (fig. 4). De boom- structuur is opgebouwd uit elementen (systeemobjecten) en relaties tussen deze elementen. Aan de elementen van het systeem kunnen vervolgens eisen worden beschreven op func - tioneel niveau. Deze functionele eisen beschrijven de werking waaraan het element moet voldoen. Bij verdere detaillering van het systeem kunnen voorgeschreven ontwerpoplossingen worden beschreven als onderdeel van de uitvraag. Deze ontwerpoplossingen beschrijven het 'wat', het concrete resultaat. Bij voorkeur wordt het 'wat' niet beschreven, maar overgelaten aan de oplossingsvrijheid van de markt. Het gebeurt alleen daar waar vanuit beleid, risico's of logica slechts één oplossing voor de hand ligt. De klantwens in dit project bestond uit een papieren versie van het programma van eisen en de projectdoelstellingen van het Rijksvastgoedbedrijf en het ministerie van Financiën. Deze klantwens is gestructureerd in een digitaal vormgegeven SBS. De eisen aan de systeemobjecten in deze SBS zijn zo veel mogelijk functioneel beschreven in functie-eisen, ook wel prestatie-eisen genoemd. In de figuur zijn deze aangegeven als oppervlakte en comfort. Om risico's uit te sluiten, is op bepaalde onderdelen ervoor gekozen ontwerpoplossingen voor te schrijven. Een voorbeeld van een ontwerpoplossing was het benoemen van de ruimten van het kantoorgebouw. Alhoewel dit voor - schrijvend was, had dit als voordeel dat de eisen aan comfort van het gebouw, zoals de temperatuur of luchtvochtigheid, gekoppeld konden worden aan een ruimte. Zonder definiëring van ruimten moesten ook deze eisen functioneel worden Systematische werkwijze versus toevallige werkwijze Een probleem dat vanuit verschillende gezichtspunten moet worden bekeken, zoals architectuur, bouwkunde of installatie - techniek, vergt een juiste balans tussen deze gezichtspunten. Bij een traditionele aanpak verloopt de ontwikkeling van een project meestal vanuit de opvolging van diverse disciplines, zonder het probleem als geheel in beeld te hebben. Daarbij ontstaat de klantwens vaak door iteraties en in elkaar opvolgende overleggen tussen deze disciplines en de klant. De uitkomst van zo'n proces lijkt daardoor wat rommelig en met toevallige keuzen tot stand te komen. Door voorafgaand aan ontwerpwerkzaamheden het volledige probleem vanuit de vele invalshoeken en ontwikkelingsfasen te beschouwen, kan zo'n proces beter worden beheerst. Daarbij moet worden afgezien van details en de keuze van concrete oplossingen. De technische keuzen en risico's moeten bij die partijen worden gelegd die daarvoor het meest geschikt zijn. Dit vergt een vraag zonder voorgeschreven oplossingen, die daardoor in de regel vrij abstract zal zijn. Een systematische aanpak van een probleem is uiteraard niet beperkt tot nieuwe contractvormen. De noodzaak deze aanpak daar toe te passen, is echter wel groter. klantwens: ? doelen en uitgangspunten ? wensen functies: ? prestatie van het beoogde resultaat (hoe moet het werken?) resultaat (ontwerpoplossingen): ? wat moet het zijn? systeem- analyse en -controle systeemgereedschappen: ? trade-off studies ? boomstructuren (met elemeneten en relaties) ? risicomanagement ? raakvlakkenmanagement 3 gebouw ruimte a verkeersruimte werkgebied verkeersruimte ruimte b ruimte c ruimte d ruimte e ruimte f oppervlakte comfort etc. 4 Systematische aanpak ministerie van nanci?n 8 2016 61 5 Voorbeelduitwerking klantwens tot ontwerpoplossingen Een voorbeeld daarvan is hoe de vergaderbehoefte en de logistieke problemen zijn verwerkt in de uitvraag. Het oorspronkelijke gebouw had twee grote binnenplaatsen met twee hoofdingangen. Hierdoor waren twee receptiebalies benodigd die beide bemenst moeten zijn. In de uitvraag is het aantal receptiebalies niet voorgeschreven. Een ander probleem was dat in de uitvraag een grote hoeveelheid vergaderzalen is gevraagd. De locatie daarvan is niet voorgeschreven. De winnende opdrachtnemer heeft in het aanbiedingsontwerp aangeboden één van de binnenplaatsen te overkappen, waar - door een atrium ontstond. Dit ontwerp heeft de genoemde problemen opgelost met het realiseren van een centrale hoofd- entree en het situeren van het vergadercentrum in het atrium. Hierdoor ontstond een oplossing voor de vergaderbehoefte. In de fase van het opstellen van de uitvraag is de afweging gemaakt een overkapping wel of niet voor te schrijven. Omdat het uitgangspunt voor de renovatie sober en doelmatig was, is gekozen de overkapping niet op te nemen in de eisen maar deze oplossing niet onmogelijk te maken. beschreven, wat de uitvraag nodeloos complex zou maken. Dat terwijl het Rijksvastgoedbedrijf goed voor ogen had welke typen ruimten zouden bijdragen aan een prettige kantoor- omgeving. Zowel de ruimten als de eisen aan het comfort zijn een ontwerp- oplossing, het resultaat, van een hoger liggende functie, de 'werking'. De functie van deze ontwerpoplossing zou bijvoor - beeld kunnen zijn: 'het welbevinden van mensen in hun werk- omgeving'. Een comfortabele werkplek met de juiste temperatuur is een belangrijk onderdeel daarvan, wat met het realiseren van het gebouw kan worden bereikt. Een verdere detaillering van het resultaat, namelijk de installaties of bouwkundige onderdelen die nodig zijn om deze comforteisen te halen, zijn de oplossings- vrijheid van de opdrachtnemer. In figuur 5 is een voorbeelduit- werking van klantwens naar functies en ontwerpoplossingen weergegeven. De hele opgave bestaat uit tal van onderdelen met bijbehorende eisen, wat zonder beschrijving in een SBS al snel onoverzichtelijk wordt. Deze gestructureerde wijze van beschrijven heeft verschillende voordelen: 1. Elk gegeven is slechts één keer opgenomen en door de relaties kunnen alle verbanden zichtbaar worden gemaakt. Dubbelingen, tegenstrijdigheden en inconsistenties worden daardoor verwijderd. 2. De vraag van de gebruiker blijft zichtbaar en de daaraan gekoppelde prestaties zijn beter begrijpbaar voor alle partijen, zowel tijdens de voorbereiding, het schrijven van de vraag, als tijdens de contractfase. Bij het opstellen van de SBS zijn varianten tegen vooraf bepaalde criteria afgewogen in een trade-off-matrix. Criteria waren de bouwkosten, de levensduurkosten, de architectonische kwaliteit, en de duurzaamheid van de oplossing. De variant die het beste scoorde op de vooraf gedefinieerde criteria, is opgenomen in de SBS. Begrippen resultaat, functie en proces Resultaat (het 'wat') Het resultaat is de uiteindelijke oplossing, de output van het proces. Dit beschrijft wat de oplossing is voor de bovenliggende functie en het bovenliggende probleem. Deze wordt door de opdrachtgever alleen voorgeschreven als andere oplossingen een groot risico vormen. Functie (de werking of het 'hoe') De functie beschrijft het functioneren van de gewenste oplossing. Ook wel de werking of prestatie genoemd. De focus in projecten zou daar met name op gericht moeten zijn. Bij keuzen in ontwerp- oplossingen of resultaten zal moeten worden bepaald of daarmee wordt voldaan aan het gewenste functioneren. (Systeem)proces (de voortgang) Het proces is de weg die moet worden afgelegd om van een klantwens naar het resultaat te komen. De opdrachtgever stelt eisen aan de processen van de opdrachtnemer voor zover deze riskant zijn voor de opdrachtgever. De opdrachtnemer bepaalt de processen die nodig zijn om te borgen dat het resultaat volgens de klantwens en de daaruit afgeleide eisen worden gehaald. 5 klantwens: ? werkplek voor medewerkers geschikt voor het primaire proces functies: ? een prettige werkomgeving zodat personeel effectief kan werken proces validatie resultaat (ontwerpoplossingen: ruimten comforteisen aan: ? open werkplekken ? temperatuur ? concentratiewerkplekken ? luchtvochtigheid ? vergaderruimtes ? verlichtingsniveau Systematische aanpak ministerie van nanci?n 8 2016 62 6 Sturing in DBFMO-overeenkomst toegestane hersteltijd is de tijd die de opdrachtnemer krijgt om een storing te verhelpen zonder verrekening van kosten. Indien deze tijd wordt overschreden, wordt een korting op de volgende betaling toegepast. Een storing kan bijvoorbeeld een onveilige situatie zijn of uitval van installaties. Hierdoor kan een ruimte niet te gebruiken zijn. In het monitoringssysteem is vastgelegd hoe wordt gehandeld indien prestaties niet voldoen aan de eisen. Het monitorings- systeem beschrijft de interactie tussen de Outputspecificatie en het Betalingsmechanisme. Onderdeel van de monitoring is het meten van de prestaties door de opdrachtnemer en het rappor - teren daarvan aan de opdrachtgever. Uit de rapportage blijkt op welke onderdelen niet is voldaan aan de eisen. De gevolgen daarvan zijn in beeld gebracht in een overzicht met kortingen op de betalingen. De drie BOM-onderdelen moeten in de fase van opstellen van het contract goed op elkaar worden afgestemd zodat de besturing van het contract zo optimaal mogelijk is. Financiële prikkels moeten zodanig zijn dat ze enerzijds motiveren om een goede prestatie te leveren en anderzijds niet disproportioneel zijn. In het Betalingsmechanisme is de hoogte van de korting opgenomen voor de situaties waarin de hersteltijd is overschreden. Naast de contractuele sturing vanuit de opdrachtgever naar de opdrachtnemer, vindt sturing plaats binnen de organisatie van de opdrachtnemer. De F in de DBFMO-overeenkomst staat voor de financiering van het project door een financier. De financier heeft belang in tijdige en volledige betalingen van de lening en daarmee ook in het resultaat dat de opdrachtnemer levert aan de opdrachtgever. Een minder resultaat leidt namelijk tot kortingen. Aanbestedingsfase ? Wat werd aangeboden? Tijdens de aanbesteding moeten de inschrijvers nadenken over de verhouding prijs-kwaliteit. Vanwege de looptijd van het contract is het denken vanuit de levenscyclus de meest voor de hand liggende benadering. Duurdere oplossingen verdient de opdrachtnemer terug binnen de looptijd van het contract. Door in de ontwerpfase naast de bouwkosten ook rekening te houden met de onderhouds- en exploitatiekosten worden andere ontwerpkeuzen gemaakt. Door de grote mate van oplossingsvrijheid in de Outputspecifi- catie van dit project waren de aanbiedingen van de inschrijvers erg verschillend. Het winnende consortium heeft vanuit de levenscyclusgedachte de volgende oplossingen aangeboden: - dubbele huidgevel: dit levert besparing van energiekosten op en draagt bij aan een mooier gebouw; - samenvoegen en verplaatsen ingangen naar centrale plaats: besparing receptiediensten; Processen Na het opstellen van de SBS is een Work Breakdown Structure (WBS) opgesteld. De WBS bestaat uit processen die nodig zijn om het resultaat te bereiken. Deze processen zijn gestructu- reerd in blokdiagrammen, zodat inzicht is verkregen in de verloop van de processen. Een blokdiagram is een schematische weergave waarbij onderdelen in blokken zijn weergegeven. De blokken zijn verbonden met pijlen die de onderlinge relatie weergeven. De processen die nodig zijn om het resultaat te bereiken, worden voornamelijk bepaald door de opdrachtnemer. De basis van eisen die door het Rijksvastgoedbedrijf werd gesteld aan de werkprocessen van de opdrachtnemer, was dat deze waren gebaseerd op het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer volgens ISO 9001. De focus van het Rijksvastgoedbedrijf lag bij het opstellen van de vraag en de sturingsmiddelen die voor het bedrijf van belang waren. Alleen aan die processen waar het Rijksvastgoedbedrijf risico's liep, werden eisen gesteld. Voor het project Ministerie van Financiën is naast het werken volgens ISO 9001, gestuurd op de output van de processen. Een output is het resultaat van het proces, zoals een constructieberekening. In het DBFMO-contract is voornamelijk gevraagd naar outputs. Door te vragen naar de outputs en aan de voorkant te verlangen dat de benodigde processen worden ingericht, wordt de kwaliteit van het geheel geborgd. Sturing van het contract (monitoring) In de DBFMO-overeenkomst zijn de afspraken en definities vastgelegd. De sturing door het Rijksvastgoedbedrijf vond plaats door toepassing van het BOM-mechanisme (Betalings- systeem, Outputspecificatie en het Monitoringssysteem, fig. 6). In de Outputspecificatie (de benaming van de uitvraag in een DBFMO-overeenkomst ) zijn de eisen waaraan de resultaten moeten voldoen, de verificatiemethode en de toegestane hersteltijd bij storingen beschreven. De verificatiemethode is de wijze waarop wordt aangetoond dat aan de eis is voldaan. De output specificatie functionele en prestatie-eisen wegingsfactoren ruimten hersteltijden betalings- mechanismen hoofdtypenkortingen betalings- mechanismen kortings- bedragen monitorings- systeem KWIS* overzicht testmethoden monitorings-systeem RVB 6 * KWIS: klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen DBFMO- overeenkomsten Systematische aanpak ministerie van nanci?n 8 2016 63 Tabel 2 Besparing DBFMO-aanpak versus traditionele aanpak (uit evaluatie in 2009) projectfase besparing transactiefase -2,9% realisatiefase -0,9% exploitatiefase ? onderhoud, beheer en energie 3,4% exploitatiefase ? diensten als schoonmaken, risicobeheersen, beschikbaar stellen van ruimten (meubilair) 15,7% totaal 15,3% Deze kostenverschillen kunnen worden gerelateerd aan de volgende onderdelen: - integratie van projectfasen in het contract (DBMO); - oplossingsvrije uitvraag; - aanbestedingsproces. Integratie van projectfasen in het contract (DBMO) Duurdere oplossingen kunnen zich terugverdienen binnen de looptijd van het contract in geval de onderhoudskosten, verbruikskosten of exploitatiekosten lager zijn. Door in de ontwerpfase naast de bouwkosten ook rekening te houden met de onderhouds- en exploitatiekosten worden andere ontwerp - keuzen gemaakt. Zo heeft het winnende consortium bij het - overkapping atrium: efficiënte realisatie van de vergader - behoefte; - verbetering logistieke route van expeditie-ingang naar restaurant. De oplossingen leverden dus niet alleen een besparing op voor het consortium maar leverde ook een architectonische meer - waarde op door een sterkere beleving van het gebouw. Dit leverde voordeel op in de EMVI-aanbesteding. Contractperiode ? Hoe werkte dit uit in de praktijk? In de uitvraag waren de ruimten beschreven die door het consortium moesten worden gerealiseerd. Het atrium was daar geen onderdeel van omdat de overkapping niet was voor - geschreven. Omdat het winnende consortium wel een overkap- ping had aangeboden, was de uitvraag niet sluitend met de aanbieding. De oplossing was om aan het begin van de contractperiode het atrium als ruimte te definiëren. De eisen die zijn gesteld aan de functionaliteiten ondergebracht in het atrium, zijn daarmee ook gekoppeld aan het atrium. Denk bijvoorbeeld aan eisen ten aanzien van comfort of schoonmaak van het glazen dak. Gedurende de contractperiode is het opvallend dat er veel vanuit oplossingen wordt geredeneerd. In geval van wijzigingen bestaat de neiging de oplossingen op te nemen in de Output- specificatie in plaats van de functies. Als dat gehonoreerd zou worden, zou de Outputspecificatie een lijvig document worden omdat deze wordt aangevuld met ontwerpoplossingen. De Outputspecificatie en de aanbieding, en dus het ontwerp, moeten uit elkaar worden gehouden. Als er een wijziging optreedt in het ontwerp kunnen op dat niveau afspraken worden gemaakt. Het is daarbij vaak niet nodig de eisen in de Outputspecificatie aan te passen wanneer er een andere ontwerpoplossing wordt gekozen die past binnen de eisen. Traditionele aanpak versus DBFMO Zowel voorafgaand aan de contractafweging als na afloop van de bouwperiode is een vergelijk gemaakt tussen een traditionele aanpak en een DBFMO-aanpak. Het grote verschil is dat bij de traditionele aanpak de verschillende projectfasen afzonderlijk worden gecontracteerd en bij DBFMO gebeurt dit gezamenlijk. De vraag bij deze vergelijking is of de integratie van deze projectfasen, samen met de functionele uitvraag, leidt tot een kostenbesparing voor de opdrachtgever omdat efficiëntere oplossingen worden gekozen. Uit de evaluatie van het project in 2009 is gebleken dat in het project per saldo 15,3% is bespaard ten opzichte van een kostenraming gebaseerd op een traditionele aanpak. Vooraf was ingeschat dat circa 9% zou worden bespaard. 7 7 Overdekte binnenplaats van het gerenoveerde ministerie van Financiënfoto: Csany studio Systematische aanpak ministerie van nanci?n 8 2016 64 3. Een aanbestedingsvorm, met een dialoogprocedure en EMVI, uitmondend in een geïntegreerd contract (DBFMO) heeft bewezen voordelen: a. De opdrachtnemer kan verbeteringen voorstellen, zowel in kwaliteit als prijs, ten opzichte van de schattingen van de opdrachtgever (Rijksvastgoedbedrijf ). b. De ontwerpoplossingen zijn afgewogen over de levens- cyclus omdat de onderhoud- en exploitatiefase (M en O) deel uitmaken van het contract; ook dit blijkt een finan- cieel voordeel voor de opdrachtgever op te leveren. c. Sturing vindt naast het mechanisme in het contract (BOM) plaats door de financier omdat de financiering (F) onderdeel is van het contract. Een nadeel in dit project is dat de transactiekosten van de opdrachtgever door de nieuwe werkwijze hoger zijn dan gebruikelijk. Over de verschuiving van de projectvoorbereidingskosten van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer is niets bekend geworden. 4. Een digitale uitvraag heeft ten opzichte van papier voordelen: a. Eisen en relaties tussen eisen zijn met een muisklik te vinden. b. Dubbelingen, afwijkende formuleringen en tegenstrijdig- heden van eisen kunnen vrij eenvoudig worden onder - vangen. Er zijn ook nadelen: a. Door ordening van eisen naar bijvoorbeeld disciplines is het soms lastig een integrale ontwerpoplossing te genere- ren, omdat raakvlakken niet altijd in beeld zijn. b. De verificatie van een computerscherm kan lastiger zijn dan vanaf papier. ? ? LITERATUUR 1 Department of Defense, Systems engineering Fundamentals, januari 2001. 2 Tolman, F., Een opvatting over systemen. Cement 2015/5. ? OVERIGE BRONNEN 1 Evaluatie van het gebruik van een digitaal model voor de Output- specificatie en het Verificatiemodel ? Project PPS Renovatie Financiën, PSI Bouw, 17 september 2007. 2 Bergsma, S., De eindgebruiker beter af? ? PPS-Renovatie Financiën nader uitgelegd. De ontwerpmanager, najaar 2007. 3 Buwalda, J.H., et al, Evaluatierapport Europese aanbesteding PPS Renovatie Financiën, 16 november 2006. ministerie van Financiën vanuit die gedachte duurdere oplos- singen aangeboden. Deze oplossingen zouden bij een contract zonder exploitatiefase niet zonder meer worden aangeboden. De voordelen treden in het bijzonder op in de exploitatiefase bij de diensten: schoonmaken, risicobeheersen en het verstrekken van ruimten (meubilair). Ook bij het onderhoud, beheer en energie zijn in de exploitatiefase per saldo besparingen gerealiseerd. Oplossingsvrije uitvraag Door enerzijds oplossingsvrijheid te geven en anderzijds gunningscriteria gericht op kwalitatieve meerwaarde in te richten, zijn aanbiedingen ontvangen met een hogere waarde voor de opdrachtgever. De oplossingen die door het consortium zijn aangedragen vanuit het levenscyclus denken, leverden dus niet alleen besparing op voor het consortium maar hadden ook meerwaarde voor de opdrachtgever. Zoals de tweede huidgevel van het gebouw dat enerzijds bijdraagt aan energiebesparing en anderzijds een sterkere beleving van het gebouw oplevert door de hogere architectonische waarde. Deze hogere architectonische waarde was voor de opdrachtgever van belang en was onderdeel van de EMVI-criteria in het aanbestedingsproces. Aanbestedingsproces De transactiekosten ? kosten in de aanbestedingsfase ? van de opdrachtgever waren hoger dan bij een traditionele aanpak. Een groot deel van deze transactiekosten waren eenmalige kosten vanwege de nieuwe aanpak. Het is de verwachting dat deze kosten in toekomstige projecten lager zijn door meer ervaring met de materie en opnieuw toepassen van de aanpak. Conclusies Alles overziend zijn er de volgende conclusies te trekken uit de systematische aanpak van de renovatie van het ministerie van Financiën, het eerste DBFMO-project van het Rijksvast- goedbedrijf: 1. Daar waar bij eenvoudige projecten een structuur in de uitvoering niet nodig is of min of meer vanzelf ontstaat, moet die bij complexe projecten worden opgelegd. Als bovendien de te onderscheiden onderdelen van een project worden teruggevoerd op meer algemene groepen ontstaat een systeem. (Het doelbewust opzetten van een systeem is het werk van de system engineer, de stelselbouwkundige.) 2. Een systematische aanpak is nodig bij contracten met een grote mate aan oplossingsvrijheid. Daar waar in een traditi- onele aanpak de mogelijkheid bestaat de klantwens voor het sluiten van het contract steeds verder in te vullen, moet deze bij een contract met veel oplossingsvrijheid vooraf goed in beeld zijn. Bij de toevallige aanpak is de kans op een ontwikkeling van het ontwerp met een ongelijke verhouding vanuit één invalshoek groot. Systematische aanpak ministerie van nanci?n 8 2016