Iedereen die samenwerkt heeft een beetje bureaucratie nodig. Zonder bureaucratie ontstaat anarchie. Scrum is licht framework om effectief en efficiënt samen te werken en in zo min mogelijk tijd zoveel mogelijk waarde voor de klant te genereren. Scrum heeft een aantal kenmerken die juist nu veel voordelen bieden.

Sinds de zomer van 2019 vul ik de rol van scrummaster op een groot project in Groningen. In Groningen worden honderden gebouwen beoordeeld op hun aardbevingsbestendigheid. Met vier verschillende teams voeren we nonlinear time history analysis en nonlinear pushover analysis uit.
De werkwijze bij dit project ziet er als volgt uit: de teams werken in sprints van twee weken. Alles wat de komende maanden gedaan moet worden houden we bij op een lange lijst, de backlog. Op dinsdagen plannen we wat de teams de komende twee weken gaan doen. We slepen de taken van de backlog naar het scrumbord. Het scrumbord bevat alle taken waar het team in een sprint aan werkt. Dit kan met post-its en een whiteboard, maar als iedereen thuiswerkt is het handiger om een online tool als Jira of Trello te gebruiken.

Op maandag, dinsdag en vrijdag zijn er daily stand-ups. Dit zijn korte overleggen van maximaal 15 minuten waarin iedereen verteld wat hij of zij de afgelopen dag gedaan heeft en waar hij de komende dag aan gaat werken. Hierbij komen er ook zaken aan de orde die je werk op wat voor manier dan ook belemmeren. Door hierover te communiceren kan het team in veel gevallen ook helpen ze op te lossen.

Aan het einde van iedere sprint is er een sprint review en een retrospective. Tijdens de review kijk je welke van de geplande taken zijn afgerond. Aan iedere taak is een waarde toegekend, waarbij 1 punt gelijk is aan 1 dag werk. Hiermee kun je de snelheid van het team meten en door het af te zetten tegen de weken ervoor zie je een versnelling of vertraging. Tijdens de retrospective voer ik ook de happiness matrix uit. Hierin vraag ik de teamleden hoe happy ze zijn, wat er goed gaat en wat er beter kan. Sinds we in verband met de corona-uitbraak allemaal thuis werken kreeg ik onder andere het volgende te horen: “Ik heb nu meer tijd om te koken”, “ik kan werken in mijn pyjama” en “ik heb geen toegang tot de server”. Het geeft een heel goed beeld wat er speelt in een groep, omdat iedereen een kans krijgt om dat te delen.

Het hebben van een scrummaster is bij het werken met scrum essentieel. Een project managen is complex. Je moet focussen op de behoefte van de klant, het budget, de planning, de facturen etc. Het is dan heel fijn dat er een aparte rol is voor iemand die zich volledig weidt aan het welzijn van het team.

Al deze aspecten bieden tijdens de coronacrisis veel houvast. Mensen maken actief deel uit van een team. Dit zorgt voor een zeker gevoel van saamhorigheid. De vaste overleg- en planningsmomenten zorgen voor een ritme in de verschillende teams. De daily stand-ups in combinatie met het online scrumbord zorgen voor transparantie. Iedereen weet waar iedereen aan werkt en daardoor ontstaat ook de nodige sociale druk, die helpt goed te blijven presteren. Die prestaties worden iedere twee weken gemeten, wanneer tijdens de reviews de scores van de teams worden verzameld. Omdat dit de afgelopen maanden nauwkeurig is bijgehouden, kunnen we nu goed zien of thuiswerken effect heeft op de productie, positief dan wel negatief. Ik ben benieuwd hoe dat komende tijd zal ontwikkelen. Voor alsnog zie ik geen effect. Tot slot wordt tijdens de retrospective iedereen de mogelijkheid gegeven om verbeteringen voor te stellen. Dit is een incrementeel proces, waardoor deze verbeteringen zich opstapelen. De komende tijd zullen veel van deze verbeteringen gaan over hoe effectief thuis te werken.

Ik realiseer me dat onze werkwijze zoals hierboven beschreven niet precies de scrummethode volgt, maar om het goed te laten werken binnen een ingenieursbureau, is maatwerk nodig. Het belangrijkste is dat het team goed presteert en de klant zoveel mogelijk waarde krijgt. Probeer het eens uit. Misschien bevalt het wel zo goed dat je niet meer anders wilt, zelfs als we straks weer allemaal naar kantoor mogen.